Copy code snippet 5 Tips Sukses Menyusun Kegiatan Wisata ~ KaGaroet

5 Tips Sukses Menyusun Kegiatan Wisata


grup wisata di sibentang villa cipanas GarutBekerja sepanjang tahun  dalam sebuah perusahaan tanpa  menyisihkan waktu untuk kebersamaan dengan seluruh karyawan  sangat lah tidak bijak dan tidak baik dalam membangun iklim usaha dan kinerja tim. Namun,kini  hampir semua perusahaan sudah menyadari hal itu sebagai sebuah keharusan yang tujuannya adalah kembali untuk meningkatkan semangat dan vitalitas karyawan usai berlibur. Minimal setahun sekali ,perusahaan menyisihkan cadangan dana dan waktu untuk kegiatan gathering karyawan beserta keluarganya. Merencanakan semua event tour atau outing  sebuah perusahaan gampang-gampang susah.Meskipun budget sudah tersedia,namun waktu  yang di tentukan dan tempat wisata terkadang belum pas. Sejatinya, event gathering atau outing perusahaan tidak hanya merupakan kegaiatan wisata biasa akan tetapi hendaklah menjadi sarana membangun semangat baru sebuah tim kerja . Untuk menyusun sebuah event gathering yang berhasil,hendaknya diperlukan sebuah perencanaan yang matang dan detil agar acara sukses. Berikut adalah beberapa tips yang berguna untuk menyusun perencanaan wisata agar sukses dan lancar.
  1. Menyusun Tim Panitia
Besar kecilnya sebuah event,hendaklah disusun dengan baik mulai dari persiapan awal hingga akhir secara detil.Untuk itu diperlukan orang-orang yang semangat dan kompeten untuk mengurus semua persiapan itu. Sebuah tim kecil atau panitia yang siap menyisihkan waktu dan tenaga disela-sela jam kerja karena kerap kegiatan ini menguras tenaga. Susunlah panitia yang dibagi-bagi dalam beberapa seksi kegiatan dan tanggung jawab seperti seksi akomodasi,anggaran atau bendahara,seksi dokumnetasi,seksi acara , transportasi dan lain-lain. Lakukan koordinasi rutin mengenai perkembangan kegiatan dalam sebuah time table dari mulai penyusunan panitia hingga mendekati acara.Pastikan semuanya mengalami persiapan matang dalam setiap aspek agar pada waktunya tidak ada kendala.

  1. Menyusun Anggaran Kegiatan
Setiap perusahaan sudah seharusnya menyisihkan anggaran tahunan untuk kegiatan seperti gathering dan outing karyawan. Secara post,dana seperti ini bukanlah menjadi sebuah pengeluaran,tapi ubahlah cara pandang jika dana yang dikeluarkan merupakan sebuah biaya pengembangan karyawan untuk kemajuan perusahaan jangka panjang. Karwayan yang semngat dan kinerjanya tinggi akan meningkatkan loyalitas kepada perusahaan sehingga kinerja perusahaan akan optimal.
Susunlah anggaran sesuai paket dan jumlah peserta outing, tanggungjawabkan kepada seksi anggaran yang telah disusun di awal agar setiap pengeluaran terkontrol dengan baik. Pengeluaran lebih kepada anggaran persiapan seperti, biaya survey tempat wisata,pembuatan spanduk,pembuatan seragam berupa T shirt/Polo shirt,biaya uang muka transportasi dan akomodasi. Jika kegiatan outing ini melibatkan pihak ketiga seperti  event organizer (EO) dan Travel diperlukan kejelian dan komitment detil tentang rencana kegiatan tersebut mulai dari harga yang ditawarkan ,intenerary (susunan kegiatan) dan lain-lain.
  1. Menentukan Akomodasi dan Transportasi
Menentukan akomodasi  hendaknya dilakukan berdasarkan kesepakatan tim dan manajemen.Biasanya jenis akomodasi pilihan disesuaikan dengan tema acara yang direncanakan,apakah tema pantai,adventure,pegunungan atau city. Pilihan akomodasi hendaklah disesuaikan dengan tema-tema acara yang biasanya berbeda tiap tahunnya untuk mendapatkan suasana baru.Selain itu,sarana transportasi dan jenis transportasi hendaknya ditentukan dari awal disesuaikan dengan jumlah peserta .Jika hendak menggunakan sarana trasnportasi perusahaan trasnportasi, telitilah memilih jenis kendaraan,tahun kendaraan,asuransi  dan kelaikan kendaraan itu agar  aman dan nyaman.
  1. Melakukan Negosiasi Harga Akomodasi
Langkah selanjutnya,setelah akomodasi sesuai dengan kesepakatan, lakukan kontak dengan PIC Hotel atau Villa yang biasanya ditangani oleh staff Sales dan Marketing Hotel. Pihak hotel akan menanyakan beberapa hal umum sebagai berikut yaitu: tanggal kedatangan,jumlah pax atau orang,jenis kegiatan apakah outing,gathering,atau meeting package. Hal ini  bertujuan sebagai alokasi atas jumlah kamar,dan ketersediaan venue. Untuk kegiatan yang dilakukan berbarengan dengan meeting,aka nada paket berupa tambahan meeting room dan fasilitasnya. Sedangkan untuk kegiatan gathering yang membutuhkan kegiatan fun games atau team building,pihak hotel akan melihat ketersediaan jumlah kamar dan venue outdoor yang tersedia.
Lakukan negosiasi sedetil mungkin dan permintaan khusus agar tidak terjadi kesalah pahaman dari segi harga dan tanggal kedatangan. Beberapa paket harga yang di tawarkan untuk  kegiatan outing atau gathering adalah berupa paket dimana harga yang ditawarkan berbentuk “fullboard” package. Artinya adalah harga sudah termasuk kamar (akomodasi),tiga kali makan,coffee break dan fun games. Untuk jenis akomodasi tipe ini  umumnya adalah “single share”,”twin”share” atau “triple share” yang artinya adalah harga berdasarkan  jumlah orang dalam satu kamar. MAsing-masing harga tersebut tentu akan berbeda satu sama lainnya.  Yakinkan harga tersebut sesuai dengan budget dan jumlah peserta. Untuk kegiatan gathering atau kegiatan wisata yang dilakukan pada saat weekdays harga yang ditawarkan tentu akan berbeda daripada harga weekend.
  1. Melakukan Survey Lokasi
Setelah kesepakatan harga dan tanggal dikonfirmasi atau belum dikonfirmasi, maka untuk lebih meyakinkan tempat dan sarana akomodasi, tidak salahnya melakukan survey lokasi bersama tim panitia. Hal ini terutama dilakukan pada pilihan akomodasi yang belum pernah dikunjungi sebelumnya. Pihak hotel atau villa akan sangat senang menerima tim survey dan senantiasa mengantar untuk “showing room’ dan fasilitas yang tersedia. Pada tahap ini juga dapat dilakukan negosiasi  akhir guna mendapatkan kesepakatan yang terbaik.
Jika langkah-langkah ini dilakukan selanjutnya mempersiapkan segala kebutuhan internal grup agar pada saatnya acara berjalan lancar dan  sukses.


0 comments:

Post a Comment