Copy code snippet Tips Memilih Provider Event Organizer ~ KaGaroet

Tips Memilih Provider Event Organizer



outing di hotel

Hampir setiap penyelenggara akomodasi berbentuk hotel  baik itu hotel bisnis atau resort,  umumnya sudah mempunyai fasilitas penunjang kegiatan para tamu dan customer  seperti fasilitas ruang meeting,ballroom,pool,restaurant,dan fasilitas outbound (untuk resort).Sebagai mana diketahui bahwa  beberapa segment market hotel merupakan berasal dari government dan corporate dimana  kedua nya  memerlukan sarana –sarana hotel dalam setiap kegiatannya. Untuk segment government,pada umumnya hampir setiap tahun menggunakan sarana hotel untuk kegiatan dinas seperti seminar,workshop,meeting dan rakor. Sedangkan dari segment corporate  yang dalam hal ini merupakan perusaahaan daerah dan nasional,menggunakan fasilitas hotel atau resort seperti ruang meeting dan area kegiatan outbound.
Dalam menyelenggarakan kegiatan MICE (Meeting,Incentive,Convention dan Exhibition) dan kegiatan outbound lainnya,pihak user atau  penyelenggara kegiatan biasanya menggandeng pihak ketiga berupa  jasa provider outbound  atau Event Organizer. Tujuannya adalah untuk mempermudah mengorganisir  kegiatan acara agar berlangsung lancar dan sukses. Namun dalam prakteknya tidak semua acara yang menggunakan jasa provider event organizer berjalan sesuai dengan kesepakatan awal antara user dan organizer. Kesalahan dan ketidak sesuaian tema acara,isi acara dan misi acara user  dapat di selenggarakan sesuai harapan dan kadang-kadang berakhir dengan kekecewaan. Untuk itu diperlukan kesepakatan yang final untuk memutuskan menggunakan jasa provider outbound atau event organizer dalam setiap kegiatan perusahaan. Sebagai seorang praktisi wisata,penulis seringkali bekerjasama dengan berbagai provider outbound,EO dan tour planner dengan berbagai karakter dan kompetensi yang berbeda beda. Untuk itu,kami tuliskan beberapa tips sederhana dalam memilih jasa provider event organizer  sebagai berikut:
1.Kenali Track Record Provider EO
 Sebelum memutuskan menggunakan jasa provider event organizer (EO) atau provider outing pelajari terlebih dahulu profile perusahaan tersebut mulai dari kemampuan staff,pengalaman  dan siapa klient yang telah ditanganinya. Pastikan juga aspek legalitas perusahaan provider EO ini, agar dalam proses kerjasama berjalan baik.Organizer yang baik akan memberikan  dummy mengenai klien yang telah ditangani oleh mereka. Bila diperlukan, user dapat mendapatkan referensi dari perusahaan atau user lain mengenai kualitas provider EO yang akan dipakai.
2. Pastikan Provider EO Paham Area Destinasi Wisata
Berbagai macam EO dan provider menawarkan paket wisata ,gathering dan event organizer yang mengusung tema petualangan dan edukasi wisata. Namun tidak sedikit organizer  yang memahami karakter  obyek destinasi wisata yang menjadi tujuan penyelenggaran. Sebagai contoh misalnya, apabila user ingin menyelenggaraklan kegiatan wisata di Garut, alangkah lebih baik bila memilih provider event organizer atau tour planner yang memahami obyek destinasi wisata Garut.Mereka lebih paham dari segi rekomendasi teknis,biaya  dan karakteristik masyarakat sekitar destinasi wisata .Ini akan membuat acara berjalan lebih lancar dan upaya meminimalisir kendala teknis karena akan ditangani oleh eo yang mengetahui teknis di lapangan.
3. Kenali Kemampuan Teknis Provider EO
 Menggali informasi tentang kemampuan teknis provider event organizer dapat dilakukan dengan meminta contoh dokumentasi tentang beberapa kegiatan yang telah ditangani oleh provider tersebut. Selain itu sangat diperlukan untuk  mengetahui sejauh mana si provider memiliki data tentang permainan fun games ,kemampuan men’drive” kegiatan team building. Atau bisa juga meminta referensi perusahaan yang telah menggunakan jasa provider tersebut.
4. Menggali Informasi Profil Provider dari pihak Hotel
Pihak hotel sangat familiar bekerja sama dengan berbagai provider EO,hal ini karena banyaknya kegiatan corporate terutama gathering yang ditangani oleh pihak ketiga. Pihak hotel biasanya lebih mengetahui provider mana yang mempunyai record positif terutama sikap bekerjasama dengan pihak hotel dan clientnya.
Sejatinya ,sebuah kerjasama penyelenggaraan kegiatan yang dilakukan oleh pihak ketiga dapat menguntungkan semua pihak. Namun yang perlu digarisbawahi adalah bahwa provider eventy organizer  sebaiknya memiliki juga jiwa hospitality ,jiwa melayani,sikap baik dan kerjasama tidak hanya mengutamakan keuntungan semata.

1 comment:

  1. kami mengajak untuk bekerjasama bagi EO yang ada,
    kami bergerak pada jasa sewa rental laptop yang tersebar di nusantara
    silahkan kunjungi
    http://sewalaptop.id

    ReplyDelete